仮入部が終わって部員が決まると、まずやることになるのが連絡先集めです。 ここで多くの部活が、なんとなく「とりあえず全部集めておく」を選びます。 電話番号、メール、LINE、緊急連絡先。でも集めた瞬間から、それは誰かが持ち続けるものになります。 持たずに済む方法があるなら、そのほうが安全なんですよ。
部活の連絡って、実は2種類あります。日常の連絡と、緊急の連絡です。
日常の連絡——明日の集合場所、持ち物、雨天時の変更。これは全員に同じことを伝えるだけなので、 誰が誰かを特定する必要がありません。だから個人情報が要らない。
一方で緊急の連絡——怪我をした、体調を崩した、迎えに来てほしい。これは特定の保護者に直接つながる必要があります。 ただこれは学校がすでに緊急連絡先を持っています。部活で二重に持つ理由は、実はあまりありません。
ここを分けずに「全部集めておこう」とすると、日常連絡のために緊急用の個人情報まで抱えることになります。 リスクだけが増えて、得られるものは特にない。
連絡先を集めるとき、その場では誰も「これを誰が、いつまで持つのか」を決めません。 Excelにまとめて、スマホに入れて、それで終わりです。
問題は、そのあとです。顧問が代わる。保護者代表が交代する。子どもが卒業する。 そのたびに名簿は引き継がれますが、元の人の端末からは消えません。 誰も消せと言わないし、消したかどうかを確認する人もいない。
数年経つと、何人もの人の端末に、卒業した子とその保護者の連絡先が残っている状態になります。 悪意がなくても、これはもう管理できていない状態です。
LINEグループは「連絡先を聞かなくていい」ので、個人情報を集めていない気になります。 でも実際には、参加した全員が、他の全員のアカウントを見られる状態になっています。
保護者同士に連絡先が伝わる。これは仲が良ければ問題になりませんが、 そうでない場合や、あとでトラブルが起きた場合に、抜けられない関係が残ります。
それから、指導者と生徒が1対1でつながれる導線ができること。 やましいことが何もなくても、その導線が存在すること自体が、いまの部活動ではリスクとして扱われます。
考え方はシンプルです。日常の連絡は「全員に同じことを伝える」だけなので、 誰が見ているかを特定する必要がない。 だったら、名前もメールも電話番号も要りません。
チームごとに合言葉を1つ決めて、それを知っている人だけが同じ画面を見る。渡すのはURLと合言葉の2つだけ。 保護者への説明も「このリンクを開いて、この言葉を入れてください」で終わります。
実際にやってみて一番良かったのは、説明が楽になったことでした。 新しいアプリを入れてもらうとき、一番聞かれるのが「これ、何を登録するんですか」なんですよ。 登録が要らないと、その質問自体がなくなります。参加率も上がります。
正直に言うと、卒業後に名簿を消している部活は、あまり多くないと思います。 悪気があるわけではなく、消すきっかけがないからです。年度末に誰も「消しましょう」と言わない。
もし連絡先を集めるなら、集めるその日に決めてください。誰が消すのか、いつ消すのか。 紙に書いて保護者にも共有しておくと、あとで揉めません。
そして、そこまでやるのが面倒だと感じたなら、それはそもそも集めない方向を検討する合図だと思います。
この整理をしておくと、4月に新入部員が入ってきたときの説明が一気に短くなります。 「連絡はこれです、登録は要りません」で終わるので。
作戦盤 TEAM BOARDは、合言葉だけで使える部活動向けのチーム共有アプリです。
メールアドレス・電話番号・氏名の登録は要りません。予定・出欠・作戦盤・動画リンクを1か所にまとめられます。